Dateisystem verwenden

DocuPortal ist keine eingeschränkte Makro-Installation in Office Versionen, sondern installiert sich in das Windows Dateisystem hinein. Das DocuPortal wird damit ein Bestandteil Ihres Arbeitsplatzes. Surfen Sie alternativ zum Browser einfach mit dem Windows Explorer durch den Datenbestand - natürlich nur im Rahmen Ihrer Berechtigungen.

Sofortige Akzeptanz

Durch die Nutzung des bekannten Windows Dateisystems und der bekannten Speicherdialoge der Anwendungen reduziert sich die Lernphase der Mitarbeiter auf ein Minimum

Aus jeder Anwendung im DMS arbeiten

Durch die Integration in das Windows Dateisystem ist DocuPortal nicht auf Anwendungen, wie das Microsoft Office, konzentriert. Sie können mit fast jeder Anwendung arbeiten, die einen "Öffnen" und "Speichern" Dialog verwendet. Also auch OpenOffice, StarOffice, CAD Anwendungen oder Grafiksoftware.

Offline arbeiten

Nutzen Sie die digitale Aktentasche und ziehen Sie einfach per Drag & Drop die Inhalte, die Sie unterwegs mitnehmen wollen, in die Aktentasche. Finden Sie Offline Inhalte, bearbeiten Sie diese und synchronisieren Sie den Datenbestand, wenn Sie wieder Online sind (ab 2010 verfügbar)

Dateivorlagen nutzen

Vorbei ist für die Mitarbeiter die Suche nach den aktuellsten Vorlagen für Dateien. Die Dateisystem Integration erlaubt Ihnen die Nutzung der Dateivorlagen aus DocuPortal heraus.

Zusatzinformationen sehen

DocuPortal stellt die wesentlichen Verwaltungsdaten, wie Version, Bearbeitungsstatus, Bearbeiter, Änderungsdatum oder Beschreibungen als Spalten im Windows Explorer dar.

Inhalte strukturiert speichern

Egal, aus welcher Anwendung Sie Dateien in DocuPortal über die Dateisystem Integration speichern, erhalten Sie den Dialog, um den Inhalt mit den notwendigen Zusatzinformationen abzuspeichern. Damit wird nicht nur der Inhalt strukturiert gespeichert und schneller wieder gefunden, sondern der Inhalt ist damit auch sofort über die Suche auffindbar.

Drag & Drop, Kopieren und Verschieben verwenden

Nutzen Sie die bekannten Mechanismen aus dem Windows Dateisystem auch in DocuPortal. Ängste beseitigen

Sobald die Mitarbeiter die gewohnten Mechanismen verwenden, wie das Dateisystem von Windows, verschwinden die Ängste und die Akzeptanz einer neuen strukturierten Ablage steigt erheblich.

Informationen lesen und bearbeiten

Der Windows Explorer zeigt mit unserer Integration nicht nur die Dateien und Ordner an, sondern auch elektronische Formulare, z.B. Notizen, und die Zusatzinformationen zu Ordnern und Dateien. Diese lassen sich nicht nur lesen, sondern selbstverständlich auch neu erstellen und bearbeiten.

Mehrere Dateien und Ordner übertragen

Nutzen Sie die bekannten Zwischenablagefunktionen, um viele Dateien und Ordner in das DocuPortal hinein oder wieder heraus zu übertragen. Bei Übertragen neuer Dateien und Ordner in das DocuPortal können Sie wahlweise für jeden Inhalt oder alle Inhalte gemeinsam die notwendigen Zusatzinformationen festlegen, z.B. Schlagworte oder Kategorien

Nutzen Sie für die Dateisystem-Integration den Windows ClientDP ExplorerderDocuPortal ECM Suite.

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